Ga naar website navigation Ga naar artikel navigatie Ga naar inhoud

De pagina ververst bij het selecteren van een onderwerp.

Sla artikel navigatie over.

Werkwijze en overlegstructuur

Commissies

De RvC heeft drie commissies die de vergaderingen en de besluitvorming voorbereiden. Zij houden de raad op de hoogte van hun beraadslagingen en bevindingen via verslagen en door de inhoud van vergaderingen terug te koppelen. Voor alle commissies zijn reglementen opgesteld.

De remuneratiecommissie adviseert de raad over taken, prestatieafspraken, de beloning van de algemeen directeur- bestuurder van De Key en het beloningsbeleid van de RvC. De commissie voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de algemeen directeur-bestuurder. De commissie is hiervoor eenmaal bijeengekomen. Daarnaast spreekt de voorzitter van de RvC de bestuurder om de vergaderingen voor te bereiden.

De commissie Vastgoed & Wonen adviseert de raad over vastgoedprojecten en de onderwerpen die gerelateerd zijn aan wonen en verhuurbeleid. In 2020 hebben zeven vergaderingen plaatsgevonden. De commissie overlegt met de directeur Vastgoed, de directeur Wonen en de algemeen directeur-bestuurder. De commissie heeft in 2020 bijzondere aandacht besteed aan onderhoud, kwaliteitsbeleid en investeringen in bestaande bouw, de productieagenda en de relatie met de huurders.

De auditcommissie heeft in 2020 zeven keer vergaderd samen met de algemeen directeur-bestuurder, de directeur Financiën & Control en de manager Planning & Control (financiële control-functie). Bij de voorbereiding van de jaarstukken en de managementletter waren de externe accountants aanwezig. Bij de bespreking van de auditrapportages was de medewerker Interne Audit aanwezig. Belangrijke onderwerpen in deze commissie waren de rapportages, inclusief de nieuwe opzet daarvan, de OOB-status, risicomanagement, de taakoverdracht van het bezit in Zandvoort, fiscaliteit en inkoop- en spendanalyses.

Vergaderingen en besluitvorming RvC

In 2020 heeft de RvC zeven keer vergaderd. Voorafgaand aan elke vergadering heeft de raad intern overleg, zonder bestuurder en directie. De februarivergadering was een heidag. Hier kwamen diverse thema’s aan de orde: stand van zaken van de strategische koers en wat we nog op ons af zien komen, actualisatie van de portefeuillestrategie, het ICT-landschap en de dienstverlening.

De RvC heeft in 2020 28 besluiten goedgekeurd:

  • (Meerjaren)begroting 2021-2025, jaarplan 2021, jaarstukken 2019 van Lieven de Key en Lieven de Stad.

  • Verkopen en verkoopplannen: overdracht portefeuille Zandvoort aan Pré Wonen, verkoopplan seniorencomplexen.

  • Projecten en investeringen: Crossover, Nieuwe Keizersgracht, Startblok Zeeburg, De Punt, programma brandveiligheid/plaatsing rookmelders, August Allebéplein en Prins Hendrikkade 189.

  • Nevenstructuur: Verkoop van VVE Beheer Amsterdam B.V., kapitaalstorting in Far West Holding B.V., opheffen van Far West Holding B.V. en Far West Projecten B.V.

  • Governance: treasuryjaarplan, jaarlijkse limieten, benoeming nieuwe bestuurder, herbenoeming commissaris, benoeming twee nieuwe commissarissen, beloning RvC, samenstelling RvC-commissies, opdracht visitatie.

  • Actualisatie portefeuillestrategie.

  • Vaststellingsovereenkomst Erfpacht en afschrijvingen met de Belastingdienst.

Inhoudelijk toezicht

De omgeving waarin wij werken, blijft sterk in beweging. Dit stelt De Key steeds voor nieuwe grote uitdagingen. De Key speelt hier op in met een sterke positionering en met aanpassingen van de organisatie. Ook in dit jaar waarin corona grote impact had, is de dienstverlening zo goed mogelijk doorgegaan. De raad is door de directie goed op de hoogte gehouden, mede door middel van de nieuwsbrieven aan de organisatie.

De raad ziet het evenwicht tussen verkopen, investeren en onderhoud als een uitdaging. De omvangrijke nieuwbouwportefeuille draagt bij aan het verstevigen en zichtbaar maken van de koers en de keuze voor woonstarters. Er is hierbij steeds aandacht voor het blijven voldoen aan alle ratio’s, waarbij voor De Key met name de ICR van belang is. Nieuwe fiscale regels, de verhuurderheffing en de opgave in de energietransitie maken dit niet gemakkelijk.

De raad staat achter de koers en de bijbehorende aandacht voor woonstarters, maar blijft ook benadrukken dat de positie van de zittende huurders en de dienstverlening aan de huurders belangrijke thema’s zijn. Hieraan wordt regelmatig aandacht besteed. De raad heeft hierover ook gesproken met het bestuur van huurdersvereniging Arcade. Het is belangrijk dat De Key in verbinding blijft met de zittende huurders en onnodige zorgen wegneemt.

Regelmatig besprak de raad onderwerpen rond volkshuisvesting en bedrijfsvoering. Daarbij was specifiek aandacht voor de projectenportefeuille, onderhoud van de bestaande voorraad en verbeterprojecten, de voorbereiding van de overdracht van het bezit in Zandvoort en de relatie en communicatie met de huurders. Ook kwamen actualiteiten aan de orde zoals onderwerpen die leven bij gemeenten waarin De Key werkzaam is, bij huurders en bij andere belanghebbenden.

De raad heeft zich in een aantal onderwerpen verder verdiept op basis van presentaties door de betrokken medewerkers van De Key. Dit betrof onder andere brandveiligheid, loden leidingen, woonbeleid, ICT, portefeuillestrategie en de taakoverdracht van het bezit van De Key in Zandvoort.

Risicomanagement is een specifiek aandachtspunt van de raad. De raad spreekt eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van bestuur en directie met de manager Planning & Control en de medewerker Audit & Interne beheersing.

Het toezicht op de verbindingen had aandacht van de raad. Het aantal verbindingen wordt gestaag afgebouwd, zodat de structuur eenvoudiger wordt.

Overleg met belanghebbenden

Een delegatie van de RvC heeft in 2020 één keer gesproken met de ondernemingsraad. Daarnaast heeft de voorzitter diverse malen contact gehad met de voorzitter van de ondernemingsraad. De gesprekken gingen onder andere over de corona-aanpak, organisatieaanpassingen bij Staf en Financiën en de werving van nieuwe commissarissen en een nieuwe bestuurder.

De twee commissarissen die op voordracht van Arcade zijn benoemd, onderhouden contact met het bestuur van Arcade. Dit heeft in 2020 tweemaal plaatsgevonden. Daarnaast heeft de voltallige RvC gesproken met het bestuur van Arcade. Het gesprek ging onder andere over het gezamenlijk optrekken in het vinden van nieuwe commissarissen, de nieuwe bestuurder, de voortgang van het verbeteren van de dienstverlening van De Key aan Arcade, de bewonerscommissies en de huurders en over de samenwerkingsafspraken. De werving van twee nieuwe commissarissen is aangegrepen door zowel de RvC als Arcade om elkaar beter te leren kennen en inzicht te krijgen in elkaars standpunten. De samenwerking in een gezamenlijke commissie heeft hier zeker aan bijgedragen.

De commissie Vastgoed & Wonen heeft een projectbezoek gebracht aan het verbeterproject in de Anton Waldorpstraat.

De voltallige RvC was aanwezig bij een (digitale) bijeenkomst met de raden van commissarissen van andere Amsterdamse woningcorporaties. Deze bijeenkomst was door de RvC van De Key samen met de Federatie van Amsterdamse Woningcorporaties georganiseerd en had als thema de (financiële) middelen van woningcorporaties in relatie tot de duurzaamheidsopgave.

Begin 2021 spreekt de RvC in het kader van de vierjaarlijkse visitatie met de visitatiecommissie. In de voorbereiding van de visitatie is in de raad besproken welke partijen als belanghebbenden worden beschouwd.

Externe accountant

Na een selectietraject in 2019 is gekozen voor accountant KPMG en is opdracht verstrekt voor de controle van de jaarstukken 2019 tot en met 2022. Bij de vergadering in juni was KPMG aanwezig voor overleg over de jaarrekening 2019. Dit gesprek vond gedeeltelijk plaats buiten aanwezigheid van bestuur en directie.

KPMG heeft naast de reguliere werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening geen andere werkzaamheden verricht.